Реально работающий проэкспортный стенд на выставках за рубежом или как правильно организовать работу персонала на выставочном стенде. Ваши сотрудники могут либо помочь Вам достичь успехов, либо «помочь» провалить выставку.

Статья из журнала „ЕВРОКОНТАКТ“.

Каждая выставка, каждая компания и каждый стенд глубоко индивидуальны, и то, что целесообразно для одного, может быть абсолютно неприемлемо для другого.

У каждого экспонента существуют свои, часто интуитивные приёмы работы на выставке, и редко кто их надлежащим образом анализирует по окончании мероприятия, а тем более перед его началом.

Тем не менее, недостаточная подготовленность, неорганизованность и неслаженность действий персонала на стенде может загубить даже самую лучшую экспозицию.

Как должен проходить день работы стендового персонала на выставке? Прежде всего, следует глубоко задуматься, какие цели преследует Ваша компания на этом мероприятии. Это может быть демонстрация продукции, когда посетители видят ваши экспонаты в работе.
Вы можете потратить это же время на изучение спроса, демонстрируя новый продукт и обсуждая с профессионалами отрасли его коммерческий потенциал, получая тем самым возможность проанализировать будущие рынки сбыта. Выставка всегда предполагает возможности для встреч и переговоров с экспертами, инвесторами и другими важными для вашего бизнеса людьми.

Действия персонала на выставке должны определяться поставленными целями.
Вы сами можете сформулировать минимум пять полезных именно для Вашей организации целей и за короткий период работы на выставке получить такое количество информации, на сбор которой ушел бы не один месяц. Поэтому работа стендистов на выставке должна заключаться не в пассивной раздаче буклетов и стоянию за стойкой, а в постоянном д и а л о г е с посетителями и активном сборе информации, изучении рынка, оценке его потенциальных возможностей и потребностей.

Ваши сотрудники могут либо помочь Вам достичь успехов, либо «помочь» провалить выставку. Только осознание ими целей, методов и принципов работы может превратить Ваш стенд из обычной «лавки с товарами» в полигон для «запуска» Вашей продукции навстречу новым заказчикам и новым рынкам.

Персонал должен обладать как минимум следующими качествами:
1. Иметь навыки эффективного общения с людьми;
2. Знать, что предлагает его компания и как она это делает;
3. Иметь достаточную физическую выносливость и, естественно, приемлемые для выставки внешние данные.

Обязательно следует наметить «запасной состав» стендистов, которых следует проинструктировать и обозначить принципы работы также, как и основным участникам.

Также многими выставочными экспертами рекомендуется нанять временный персонал фронтеров или промоутеров. Вы, наверняка, видели их работу. Как правило, это эффектные девушки, работа которых преследует лишь одну цель привлечь внимание к стенду путем общения с посетителями и, в меньшей степени, задачи предварительной «фильтрации» посетителей и удержания на стенде посетителей, важных для экспонента.

Для стендового персонала рекомендуется разработать наглядный календарный план-график, определяющий кто за что отвечает и устанавливающий сроки начала/окончания самых ответственных работ на выставке.

После разработки и утверждения плана руководством, отвечающим за участие в выставке, необходимо проведения инструктажа.
Инструктаж обязательно включает в себя такие пункты, как:
цели компании на выставке; распорядок работы; перечень продукции, основные новинки;
задачи каждого работника, план стенда, закрепление мест на стенде за каждым стендистом (если экспонаты достаточно сложные, необходимо, чтобы несколько стендистов хорошо знали данные экспонаты и могли давать профессиональные пояснения для специалистов);
основные категории «полезных» посетителей; формы регистрации посетителей;
принципы поведения с каждой категорией посетителей, стандартное время, которое полностью или большей частью проводится ответственным лицом в выставочных павильонах с момента завершения монтажа и выставления экспонатов до начала демонтажа стенда. Обычно этот промежуток занимает от 5 до 7 дней. Все это время заполнено напряженной работой.
Именно поэтому все действия персонала экспонента должны быть заранее спланированы и согласованы с каждым сотрудником, с администрацией выставки, а также с фирмами-подрядчиками, выполняющими заказанные работы.

Рекомендуется разработать наглядный дополнительный календарный план-график, определяющий, кто за что отвечает, и сроки начала/окончания таких ответственных работ, как строительство стенда, завоз экспозиции, монтаж и раскладка экспонатов, полиграфия и т.д.

На период выставки необходимо четко установить распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно. Нельзя допускать вероятности упустить из виду потенциально полезного посетителя из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста.

Некоторые общие советы приведены здесь:
1. Не позднее, чем за 15 минут до открытия павильона для посетителей необходимо собрать всех сотрудников, распределить рабочие места.
2. Ознакомить сотрудников с основными событиями дня.
3. Выдать необходимое количество презентационных и сувенирных материалов.

В течении дня следовало бы:
координировать действия сотрудников, периодически проверять состояние экспонатов, наличие рекламных материалов, расстановку стендистов;
осуществлять регулирование периодического отдыха стендистов и контролировать их взаимозамещение, а также обслуживание посетителей;
организовывать контакты важных клиентов, официальных гостей и почетных лиц с коммерческой службой или руководством фирмы.

По окончанию рабочего дня следовало бы:
обсуждать итоги дня с коллективом, с целью выявления настроения посетителей стенда, получения обратной связи от персонала, внесения необходимых корректировок и улучшения рабочего процесса в следующие дни выставки;
отключать электропитание, опечатывать стенд и, если требуется, сдавать его на охрану.
Предоставьте своим сотрудникам свободное время для изучения стендов конкурентов.
Дайте им необходимые инструкции: что в первую очередь узнать, какие получить материалы, как объяснить проявляемый интерес. На выставке очень легко получить особо важные и неоценимые сведения. Отведите место для хранения собранных материалов, а после выставки не забудьте обсудить их со специалистами своего предприятия.

Вообще, во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и уж тем более проявлять усиленный интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную, желательно небольшую, анкету. После выставки по таким анкетам составляются обзоры, где считается количество заключенных договоров, полученных заказов, а если такие цели на выставке не ставились, то учитывается количество посетителей, их категории. Если возможности компании не позволяют выделить под анкетирование персонал, то обычно анкетированием занимаются технические специалисты «в продолжение разговора» с посетителем.

По окончании каждой выставки ответственным за ее проведение (т.н. директором экспозиции) составляется отчет, отражающий все основные моменты работы, а также проблемы, которые следует учесть в будущем. Обработка, анализ и обобщение результатов является необходимым продолжением работы выставочного персонала.

По материалам EUROKONTAKT, AUMA.DE, exponews.ru.